Hvordan bruke Borettslag.app
Enkle guider for deg som er styreleder eller beboer.
Guide for styreledere
Alt du trenger å vite for å komme i gang og bruke systemet effektivt.
1 Kom i gang
Logg inn første gang
Du mottar en e-post med innloggingslenke til din borettslags-URL. Eksempel: mittborettslag.borettslag.app. Klikk på lenken og sett ditt passord.
Fyll inn borettslagets informasjon
Gå til Beboere → Styremedlemmer og legg inn styremedlemmer med navn, rolle, e-post og telefon. Dette vises for beboerne i portalen.
Følg oppstartslisten
På forsiden ser du et grønt felt, «Kom i gang», så lenge noe gjenstår: legge inn beboere, invitere dem til portalen, legge til resten av styret og velge moduler. Stegene krysses av automatisk. Du kan skjule feltet, og du finner listen igjen på adressen /oppstart.
2 Kommunikasjon med beboere
Send melding til beboere eller styret
Under Kommunikasjon kan du sende en melding til alle beboere eller bare til styret. Meldingen går som e-post og varsel i portalen, og kommer alltid fra «Styret i borettslaget» – uten navn på avsender. Mottakerne kan ikke svare på e-posten, men tar kontakt med styret via portalen.
Send oppslag til alle beboere
Gå til Kommunikasjon og klikk Nytt oppslag. Beboere med e-post mottar automatisk varsling, og oppslaget vises i beboerportalen.
Svar på henvendelser fra beboere
Når en beboer melder inn en sak ser du den under Kommunikasjon. Klikk på saken for å svare – beboeren får automatisk e-postvarsel. Endre status til Pågår eller Løst.
Følg opp saker og skader
Klikk på en sak under Kommunikasjon for å sette ansvarlig, knytte den til en leverandør og skrive interne notater som beboeren ikke ser. Når du endrer status til Under arbeid eller Utbedret, får beboeren beskjed. Du kan laste ned åpne saker som PDF eller CSV.
3 Møteinnkallinger
Innkall til møte
Gå til Møter → Møteinnkallinger og klikk Nytt møte. Velg type, dato, tid og sted. Velg hvem som innkalles – kun styret eller alle beboere. Alle mottar e-post og varsel i portalen.
Legg ved saksdokumenter
Last opp saksliste, budsjettforslag eller andre dokumenter når du oppretter møtet. Du kan også sende en påminnelse med ett klikk når møtet nærmer seg.
Endre dato, tid eller sted
Rediger møtet under Møter → Møteinnkallinger. Hvis du endrer dato, tid eller sted, kan du huke av for å varsle de innkalte. De får da en e-post som viser hva som er endret.
Årsmøte og ekstraordinært møte
Velg type Årsmøte eller Ekstraordinært når du oppretter møtet. Under datoen ser du med en gang om innkallingen er innenfor fristen. Som standard er det 8 til 20 dager for årsmøte og minst 3 dager for ekstraordinært møte, i tråd med borettslagsloven. Hvis fristen ikke er overholdt, får du en advarsel, og du kan velge Endre dato eller Send likevel. Fristene kan justeres under Innstillinger øverst på Møter-siden. Innkallingen går automatisk til alle beboere.
Se hvem som kommer
Beboerne melder seg på i portalen. På møtesiden ser du hvor mange som kommer, har gitt fullmakt, ikke kommer og ikke har svart, og hvem de er. Under Last ned deltakerliste får du alt som regneark, også med de som ikke har svart. Det er praktisk til oppmøte og stemmegivning.
4 Kalender og aktivitetslogg
Felles kalender
Under Møter → Kalender finner du en samlet oversikt over alle kommende møter, dugnader, fakturaforfall og vedlikeholdsfrister. Velg mellom månedsvisning og listevisning med toggle øverst til høyre.
Aktivitetslogg
Under Innstillinger → Aktivitetslogg ser du en full historikk over alle handlinger i styreportalen – hvem opprettet et møte, godkjente en faktura eller la til en beboer, og når det skjedde.
Årshjul og årsrapport
Under Møter → Årshjul ligger styrets faste oppgaver gjennom året, ferdig utfylt som forslag. Du kan endre frister, sette ansvarlig og status, og legge til egne oppgaver. Ferdige oppgaver som gjentas hvert år, opprettes på nytt for neste år, og ansvarlig og styreleder får varsel i portalen før fristen. Fra årshjulet åpner du Årsrapport, et utkast som settes sammen av det som er registrert i portalen. Du kan laste det ned som PDF.
Overlevering til nytt styre
Fra Møter → Årshjul åpner du Overlevering. Dokumentet samler styret, kontroller, vedlikeholdsplan, leverandører og åpne oppgaver, og kan lastes ned som PDF. Bruk det når styret skiftes, og fyll ut det som ikke ligger i portalen.
5 Administrere beboere og søknader
Legg til ny beboer
Gå til Beboere → Beboerliste og klikk Legg til beboer. Beboeren mottar automatisk en e-post med innloggingslenke til portalen.
Importer mange beboere fra CSV
Under Beboere → Beboerliste klikker du Importer. Last ned malen, fyll den ut i Excel og lagre som CSV (semikolon-separert). Når du velger filen, ser du en forhåndsvisning: rader med feil og e-postadresser som finnes fra før er markert og hoppes over. Kun navn er påkrevd. Huk av om beboerne skal få velkomst-e-post med innloggingslenke.
Behandle nøkkelbestillinger
Under Beboere → Nøkkelbestillinger ser du bestillinger fra beboere. Åpne Innstillinger først og legg inn nøkkeltyper med pris, Vipps-nummer, eventuelt kontonummer og utleveringssted. Deretter flytter du bestillingen videre med én knapp om gangen: Venter på betaling, Klar til henting og Utlevert. Beboeren får e-post med pris, Vipps og kontonummer når du godkjenner, og med utleveringssted når nøkkelen er klar. Du kan sende meldinger til beboeren, avvise eller slette en bestilling.
Behandle søknader
Under Beboere → Søknader ser du søknader fra beboerne i fanene Åpne, Avgjorte og Alle. Åpne Innstillinger for å skru søknadstyper av og på, endre hjelpeteksten beboeren ser og legge til egne typer (fremleie, kjæledyr, ombygging og parkering er med fra start). Du kan godkjenne, avslå eller sette en søknad til under behandling, og skrive meldinger til beboeren på hver søknad. Et avslag må ha en begrunnelse. Beboeren får e-post når søknaden er godkjent eller avslått.
Gi tilgang til forretningsfører eller revisor
Under Beboere → Brukertilgang kan styreleder invitere en forretningsfører eller revisor. Velg rollen Forretningsfører (kun lesing) eller Revisor (kun lesing). De får lesetilgang til det de trenger: revisor ser fakturaer, dokumenter, møter og publiserte protokoller, og forretningsfører ser i tillegg beboerlisten. De kan ikke endre noe, og de får ikke beboernes e-post og varsler. Under Innstillinger → Aktivitetslogg ser du hvilke sider de har åpnet. Fjern tilgangen når oppdraget er over.
6 Vedlikehold og HMS
Anbefalte kontroller og langsiktig plan
Under Bygg & drift → Vedlikehold og HMS ligger Anbefalte kontroller øverst på fanen Vedlikehold og kontroller. Velg de som gjelder bygget deres, og fyll inn når de sist ble gjort. Når du loggfører arbeid, flyttes neste frist automatisk fram. Fanen Langsiktig plan er en oversikt der du legger inn større tiltak de neste årene med estimert kostnad, så du har tallene klare når budsjettet skal lages.
Legg til vedlikeholdssystem
Gå til Bygg & drift → Vedlikehold og HMS og legg inn systemer som heis, varmepumpe eller brannvarslingsanlegg. Du får automatisk e-postvarsel 30 dager før forfall. Fant du et avvik da arbeidet ble utført, krysser du av for avvik når du loggfører. Da opprettes en sak under Kommunikasjon som følges opp som andre saker.
Bruk HMS-sjekklisten
Under Bygg & drift → Vedlikehold og HMS, fanen HMS og dokumenter, finner du en ferdig sjekkliste basert på internkontrollforskriften. Øverst på siden er det en kort veiledning om hva internkontroll er og hvordan sjekklisten brukes. Kryss av punkter etter hvert som de fullføres.
7 Tilleggsmoduler
Dugnad
Opprett dugnader med dato, tid og sted under Beboere → Dugnad. Alle beboere varsles automatisk og du ser hvem som melder seg på.
Legg inn ting som kan bookes
Med booking-modulen under Beboere → Booking legger du selv inn hva beboerne kan booke, for eksempel vaskerom, gjesteleilighet eller fellesstue. For hver ting velger du om den bookes i tidsluker (med åpningstid og lengde på luken) eller som hele døgn, om du må godkjenne hver booking, og hvor mange aktive bookinger hver beboer kan ha. Bookinger som venter på godkjenning vises øverst, der du godkjenner eller avslår med en begrunnelse. Du kan også avlyse kommende bookinger, og beboeren får varsel i portalen.
Hold orden på leverandører og avtaler
Under Bygg & drift → Leverandører samler du kontaktinfo til vaktmester, renhold, forsikring, forretningsfører og håndverkere. Legg inn avtaleperiode og oppsigelsesfrist, så får styreleder, leder og nestleder varsel i portalen 30 dager før siste oppsigelsesdato. Huk av for Vis denne leverandøren for beboerne hvis beboerne skal kunne se kontaktinfoen i portalen. Notater og avtaledatoer vises aldri for beboerne.
La beboerne forhåndsstemme
Med avstemningsmodulen under Møter → Avstemninger oppretter du en avstemning som ja/nei/avstår, valg mellom alternativer eller valg av styremedlemmer. Avstemningen lagres først som utkast. Når du åpner den, får beboerne varsel i portalen, og hver leilighet kan stemme én gang. Stemmen er hemmelig: du ser hvilke leiligheter som har stemt, men ikke hva de stemte. Du stenger avstemningen selv eller setter et tidspunkt for automatisk stenging, og først da vises resultatet. Under samme side ser du forslag beboerne har sendt inn, og kan markere dem som tatt med eller ikke.
Databehandleravtale og eksport av data
Under Innstillinger → Data og personvern finner styreleder og leder databehandleravtalen mellom borettslaget og Inovex AS. Les avtalen, last den ned som PDF og godkjenn den med ett klikk. Navn, tidspunkt og versjon lagres. Samme side lar deg eksportere borettslagets data: beboerlisten og styreoversikten som CSV til Excel, og dokumenter, møter og protokoller som én ZIP-fil. Hver eksport føres i aktivitetsloggen.
Møteprotokoll
Opprett protokoller med saker og vedtak under Møter → Møteprotokoll. Klikk Publiser til beboere – da varsles alle beboere automatisk.
Fakturabehandling
Under Bygg & drift → Fakturabehandling – last opp fakturaer og krev godkjenning fra to styremedlemmer før betaling. Alle varsles automatisk underveis.
Bestill en modul
Gå til Innstillinger → Moduler for å aktivere tilleggsmoduler. Fakturabehandling er inkludert. Dugnad, møteprotokoll og booking koster 79 kr/mnd hver, og avstemninger 99 kr/mnd. Alle fire samlet i Komplett-pakken koster 249 kr/mnd. Alle priser er eks. mva og faktureres årlig.
Nyttige tips
- →Legg inn alle beboere før du sender det første oppslaget, så sikrer du at alle får varsling.
- →Bruk HMS-sjekklisten én gang i året for å dokumentere at internkontrollen er gjennomført.
- →Husk å merke dokumenter med utløpsdato så du får påminnelse i tide.
- →Fyll ut innstillingene for nøkkelbestilling én gang (Vipps, kontonummer og utleveringssted), så slipper du å skrive det i hver enkelt bestilling.
- →Sjekk kalenderen jevnlig – den samler møter, dugnader og frister på ett sted.
- →Sjekk aktivitetsloggen for å følge med på hva andre styremedlemmer gjør i systemet.
Guide for beboere
Alt du trenger å vite for å bruke beboerportalen.
1 Logg inn på portalen
Finn din borettslags-URL
Portalen din ligger på en adresse som mittborettslag.borettslag.app. Ikke husker du adressen? Gå til borettslag.app/finn-borettslag, skriv inn e-postadressen din, og vi finner borettslaget ditt.
Glemt passord?
Klikk på Glemt passord på innloggingssiden, eller bruk fanen Engangskode for å logge inn uten passord.
2 Meld inn en sak til styret
- 1Logg inn på portalen og gå til Mine saker.
- 2Velg kategori og beskriv saken. Er det en skade, kan du oppgi hvor den er og legge ved opptil 5 bilder.
- 3Klikk Send til styret. Du får e-postvarsel når styret svarer.
3 Bestill nøkkel og send søknader
Gå til Nøkkelbestilling i portalen. Velg hva nøkkelen gjelder, om det er en ekstra kopi, mistet nøkkel eller ny nøkkel, og antall, og send bestillingen. Når styret har godkjent den, får du pris og betalingsmåte (Vipps eller kontonummer, velg det som passer deg best) på e-post og i portalen. Husk å merke betalingen med leilighetsnummer. Du ser hele veien om bestillingen venter på betaling, er klar til henting eller utlevert, og du kan sende meldinger til styret om bestillingen. En bestilling som ikke er behandlet ennå, kan du trekke tilbake.
Send en søknad til styret. Under Søknader i portalen kan du søke om for eksempel fremleie, å ha kjæledyr, ombygging, parkering eller elbillading. Velg type, skriv hva du ønsker og send. Du ser hvor langt saken har kommet, får svar fra styret på e-post og i portalen, og kan sende meldinger til styret eller trekke søknaden tilbake så lenge den ikke er avgjort.
4 Kalender, oppslag og møter
Kalender
Under Kalender i portalen ser du alle kommende møter og dugnader. Velg månedsvisning eller listevisning. Klikk på et møte for å se detaljer og saksdokumenter.
Oppslag og møteinnkallinger
Nye oppslag og innkallinger varsles på e-post. Du finner dem også under Hjem i portalen.
Meld deg på generalforsamlingen
Er det innkalt til årsmøte eller ekstraordinært møte, åpner du møtet fra innkallingen på e-post eller fra Kalender i portalen. Velg om du kommer, ikke kommer eller gir fullmakt. Hvis du gir fullmakt, skriver du navnet på den som møter for deg. Du kan endre svaret helt frem til møtet.
Les møteprotokoller
Under Møteprotokoll finner du protokoller fra styremøter som styret har valgt å dele med beboerne.
5 Dokumenter og kontaktinfo
Gå til Dokumenter i portalen for å se dokumenter styret har delt – husordensregler, årsregnskap og mer. Klikk på filen for å åpne eller laste ned.
Finn kontaktinfo til vaktmester og andre
Under Leverandører i portalen finner du telefon og e-post til de styret har delt, for eksempel vaktmester og låsesmed. Er du usikker på hvem du skal kontakte, tar du kontakt med styret.
6 Dugnad, booking og avstemninger
Dette er tilleggsfunksjoner. Du ser dem bare hvis styret har tatt dem i bruk.
Meld deg på dugnad
Under Dugnad ser du kommende dugnader med dato, tid og sted. Klikk Meld på for å bekrefte deltakelse.
Book vaskerom, gjesteleilighet og fellesrom
Hvis styret har aktivert booking, finner du Booking i portalen. Velg det du vil booke, og så dato og tid, eller første og siste dag hvis det bookes per døgn. Noen ting må styret godkjenne først, og da får du varsel i portalen når svaret er klart. Under Mine bookinger ser du det du har booket, og kan avlyse hvis planene endrer seg.
Stem og send inn forslag
Hvis styret har aktivert avstemninger, finner du Avstemninger i portalen. Åpne en avstemning og avgi stemmen. Leiligheten din har én stemme, og stemmen er hemmelig og kan ikke endres etterpå. Når avstemningen er stengt, ser du resultatet her. Du kan også sende inn et forslag til styret, og se om det blir tatt med.
7 Min side og personvern
Gå til Min side for å oppdatere telefonnummer og adresse. Du kan også bytte passord her.
Personvern
Under profilmenyen øverst til høyre finner du Personvern. Der ser du hva som er lagret om deg, hvem som kan se det og hvordan du ber om innsyn, retting eller sletting. Ta kontakt med styret hvis du har spørsmål.
Nyttige tips
- →Husker du ikke borettslagets URL? Gå til borettslag.app og klikk «Logg inn» – skriv inn e-posten din så finner vi det for deg.
- →Sjekk at e-postadressen din er korrekt registrert – ellers går varsler til feil adresse.
- →Du kan følge opp saker i portalen og sende tilleggsmeldinger til styret.
- →Portalen fungerer i alle nettlesere – ingen app trengs.